Automatyzacja procesów biznesowych jest działaniem, które pozwala firmom na eliminację ludzkich błędów, zwiększenie efektywności i redukcję kosztów. Automatyzacja stała się niezbędnym elementem biznesu w firmach, które chcą się skalować. Zwrot z inwestycji, który jest generowany przez automatyzację w średnim i dłuższym terminie znacznie przekracza nawet największe koszty wdrożenia.

W tym artykule przedstawię, jak krok po kroku wdrożyć automatyzację procesów biznesowych w swojej organizacji. Przygotuj się na podróż przez 8 prostych kroków, które przekształcą Twoje codzienne działania.

Krok 1: Dokumentowanie zadań

Pierwszym krokiem w procesie automatyzacji jest zrozumienie, co dokładnie robisz każdego dnia. Aby to zrobić, musisz przez co najmniej dwa tygodnie notować wszystkie swoje zadania. Nie pomijaj żadnej czynności, nawet tych najdrobniejszych. Każdy telefon, każda wiadomość e-mail, każda spotkanie powinno znaleźć się na Twojej liście.

Dlaczego jest to takie ważne? Często nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wiele czasu poświęcamy na zadania, które mogą być zautomatyzowane. Dopiero dokładne opisanie wszystkich czynności pozwoli Ci zobaczyć, gdzie marnujesz najwięcej czasu.

Przykłady zadań, które warto notować:

• Odpowiadanie na e-maile
• Przeprowadzanie spotkań
• Tworzenie raportów
• Wysyłanie faktur
• Zarządzanie kalendarzem

Po dwóch tygodniach będziesz miał szczegółowy spis wszystkich swoich działań, który posłuży jako podstawa do dalszych kroków.

Krok 2: Podział zadań na działy i procesy

Kiedy już masz pełną listę zadań, następnym krokiem jest uporządkowanie ich według działów lub obszarów w Twojej firmie. Mogą to być działy takie jak marketing, sprzedaż, księgowość, HR czy IT. Każdy z tych działów ma swoje specyficzne zadania, które można grupować w większe procesy biznesowe.

Przykładowe działy i procesy:

Marketing: Kampanie e-mailowe, zarządzanie mediami społecznościowymi, analiza rynku

‍Sprzedaż: Generowanie leadów, zarządzanie relacjami z klientami, negocjacje

Księgowość: Fakturowanie, księgowanie transakcji, przygotowywanie raportów finansowych

HR: Rekrutacja, onboarding nowych pracowników, zarządzanie benefitami

Podzielenie zadań na działy i procesy pomoże Ci zrozumieć, które obszary Twojej firmy są najbardziej czasochłonne i gdzie automatyzacja może przynieść największe korzyści.

Krok 3: Analiza powtarzających się procesów

Teraz, gdy masz podzielone zadania na działy i procesy, przyjrzyj się, które z tych procesów powtarzają się najczęściej. W tym kroku skupisz się na analizie tych procesów, które zajmują najwięcej czasu. To pozwoli Ci zidentyfikować, gdzie automatyzacja przyniesie największe oszczędności czasu.

Przykłady powtarzających się procesów:

• Wysyłanie tygodniowych raportów sprzedaży
• Przeprowadzanie miesięcznych spotkań z zespołem
• Wysyłanie faktur do klientów
• Przygotowywanie prezentacji na spotkania zarządu

Zastanów się, które z tych procesów są najbardziej czasochłonne i powtarzalne. To właśnie te procesy będą idealnymi kandydatami do automatyzacji.

Krok 4: Wybór 3 najważniejszych procesów

Spośród wszystkich procesów, które udało Ci się zidentyfikować, wybierz trzy najważniejsze. Skup się na tych procesach, które możesz nazwać priorytetem. Liczy się czasochłonność oraz realna wartość dla firmy.

Kryteria wyboru najważniejszych procesów mogą obejmować:

Czasochłonność: Które procesy zajmują najwięcej czasu?

Kluczowe znaczenie: Które procesy są krytyczne dla funkcjonowania firmy?

Koszt: Które procesy generują największe koszty?

‍

Przykłady najczęstszych procesów, które identyfikujemy u naszych klientów

• Wystawianie i zbieranie faktur
• Raportowanie finansów 
• Onboarding nowych klientów
• Onboarding nowych pracowników
• Tworzenie grafik
• Umawianie i przeprowadzanie spotkań z klientami

Wybór trzech najważniejszych procesów pozwoli Ci skupić się na tych obszarach, gdzie automatyzacja przyniesie największe korzyści. Właśnie od takich procesów powinno się zacząć wdrażanie automatyzacji. Widząc oszczędność czasu i pieniędzy po wdrożeniu pierwszego procesu, będziesz chciał automatyzować dalej. 

Nie masz pewności czy wyprane przez Ciebie procesy są odpowiednie? Wypełnij formularz kontaktowy i umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem.

Krok 5: Analiza narzędzi używanych w procesach

Gdy już wiesz, które procesy chcesz zautomatyzować, następnym krokiem jest zidentyfikowanie narzędzi, które obecnie używasz w tych procesach. Może to być oprogramowanie do fakturowania, narzędzia do zarządzania projektami, czy systemy CRM.

Narzędzia, które najczęściej używamy:

Fakturowanie: wFirma, Fakturowania

Zarządzanie projektami: Trello, Asana, Clickup

CRM: Salesforce, HubSpot, Pipedrive

Umawianie spotkań: Zencal, Callendly

Podpisywanie umów: Pergamin, Autenti

Ten punkt jest ważny ponieważ nie wszystkie narzędzia da się zautomatyzować. Możliwe, że niezbędne będzie wymienienie jednego z narzędzi, które wchodzą w skład Twojego systemu pracy. 

Krok 6: Sprawdzenie możliwości automatyzacji narzędzi

Teraz przyszedł czas, aby sprawdzić, czy narzędzia, których używasz, mają możliwości automatyzacji. Najprostszym sposobem jest sprawdzenie, czy mają API. API pozwala na integrację z innymi systemami i automatyzację wielu zadań (Więcej na temat API przeczytasz w tym wpisie).

Kroki do podjęcia:

1. Sprawdzenie dokumentacji API: Zajrzyj do dokumentacji narzędzi, których używasz, i zobacz, jakie funkcje API oferują.
2. Poszukiwanie alternatyw: Jeśli narzędzie nie ma API, zastanów się, czy możesz użyć innych narzędzi, które oferują lepsze możliwości automatyzacji.
3. Integracja: Sprawdź, czy narzędzia mogą być zintegrowane z platformami automatyzacji, takimi jak Zapier czy Make.com.

‍

Przykłady integracji:

• Zapier: Integruje się z ponad 2000 aplikacji, umożliwiając automatyzację zadań takich jak wysyłanie e-maili, tworzenie zadań w Asanie czy aktualizowanie rekordów w CRM.
• Make.com: Pozwala na bardziej zaawansowane integracje i automatyzacje, idealne dla skomplikowanych procesów biznesowych.

Krok 7: Mapowanie procesów

Mapowanie procesów to kluczowy krok w automatyzacji. Polega na stworzeniu wizualnej reprezentacji każdego z procesów, które chcesz zautomatyzować. To pomoże Ci zrozumieć, jakie kroki są zaangażowane i gdzie można wprowadzić automatyzację.

Jak tworzyć mapy procesów:

1. Zidentyfikowanie kroków: Zapisz wszystkie kroki, które składają się na dany proces.
2. Tworzenie diagramu: Użyj narzędzi takich jak Miro lub draw.io, aby stworzyć wizualną mapę procesu.
3. Analiza wąskich gardeł: Zidentyfikuj miejsca, gdzie procesy są opóźnione lub zbyt skomplikowane, i zastanów się, jak automatyzacja może je usprawnić.

‍

Proste przykłady map procesów:

Fakturowanie: Przygotowanie faktury → Wysłanie faktury do klienta → Śledzenie płatności → Księgowanie płatności

Onboarding pracownika: Przygotowanie dokumentów → Wprowadzenie pracownika do systemu → Szkolenie wstępne → Przypisanie zadań

Przykład profesjonalnej mapy procesów:

‍

Krok 8: Tworzenie automatyzacji w make.com lub Zapierze

Teraz, gdy masz już zmapowane procesy, możesz przystąpić do tworzenia automatyzacji. Dwa popularne narzędzia do tego celu to Make.com i Zapier. Oba oferują szerokie możliwości automatyzacji i integracji z różnymi aplikacjami.

Krótkie wprowadzenie do Make.com i Zapiera:

Make.com: Umożliwia tworzenie zaawansowanych przepływów pracy i integracji, idealne dla bardziej złożonych procesów. Używa wizualnego interfejsu do tworzenia automatyzacji. Pełny poradnik do make znajdziesz w naszym innym wpisie.

Zapier: Znane z prostoty i szerokiej gamy integracji, Zapier pozwala na automatyzację prostych i średniozaawansowanych procesów. Idealne dla początkujących.

‍

Przewodnik krok po kroku, jak stworzyć automatyzację:

1. Wybór aplikacji: Wybierz aplikacje, które chcesz zintegrować (np. Gmail, Trello, QuickBooks).
2. Określenie wyzwalaczy: Zdefiniuj, jakie zdarzenie ma uruchamiać automatyzację (np. otrzymanie nowego e-maila, stworzenie nowego zadania).
3. Dodanie akcji: Określ, co ma się stać po uruchomieniu wyzwalacza (np. utworzenie nowego zadania w Trello, wysłanie powiadomienia).
4. Testowanie: Przetestuj automatyzację, aby upewnić się, że działa poprawnie.
5. Wdrożenie: Aktywuj automatyzację i monitoruj jej działanie.

‍

Przykłady prostych automatyzacji:

Automatyczne tworzenie zadań w Trello na podstawie e-maili: Kiedy otrzymasz e-mail z określonym tagiem, Zapier automatycznie utworzy zadanie w Trello.

Automatyzacja fakturowania: Make.com może automatycznie tworzyć faktury w QuickBooks na podstawie danych zebranych w formularzach online.

Podsumowanie

Etap wdrażania procesu (krok 8) to ostatni etap wdrażania automatyzacji procesów biznesowych. Droga do niego jest zawiła ale bardzo ważna. Bez zrozumienia jak wygląda proces istnieje duże ryzyko błędnego wdrożenia, co znacznie zmniejszy korzyści i jednocześnie zwiększy awaryjność automatyzacji. 

Dzięki dokładnemu dokumentowaniu zadań, analizie powtarzających się procesów i wykorzystaniu narzędzi takich jak Make.com i Zapier, możesz łatwo zautomatyzować wiele codziennych czynności.

Automatyzacja nie jest miłym dodatkiem. Automatyzacja w 2024 roku stała się niezbędnym elementem każdego biznesu, który chce rosnąć. Jeśli chcesz przyspieszyć swój rozwój przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów wielu działań, to wypełnij formularz i umów się na bezpłatną konsultację.

Pomożemy Ci zrozumieć jak działa wdrożenie automatyzacji oraz omówimy najważniejsze kroki przygotowania się do wdrożenia.