Nocodework
Wewnętrzne automatyzacje Nocodework
BRANŻA:
Consulting
OBSZAR DZIAŁANIA
Administracja, Sprzedaż, Księgowość
UŻYTE NARZĘDZIa:
Make, Airtable, Slack, Clockify, Zencal
Kim był klient?
Tym razem to my jesteśmy własnym klientem. Dzielimy się naszymi automatyzacjami bo wiemy, jak wiele potrafią one usprawnić. Nie tylko je wdrażamy, ale także z nich korzystamy w naszej codzienności.
Naszym głównym biznesowym wyzwaniem jest utrzymanie ciągłości między nowymi zapytaniami ofertowymi, sprawnym ich przetwarzaniem, a następnie realizowaniem. Praca w małym zespole (ponad 10 osób), wymaga sporego zaangażowania, terminowości i opanowania chaosu. Właśnie dlatego dodatkowo zatrudniamy roboty 🤖
Naszym głównym biznesowym wyzwaniem jest utrzymanie ciągłości między nowymi zapytaniami ofertowymi, sprawnym ich przetwarzaniem, a następnie realizowaniem. Praca w małym zespole (ponad 10 osób), wymaga sporego zaangażowania, terminowości i opanowania chaosu. Właśnie dlatego dodatkowo zatrudniamy roboty 🤖
Z perspektywy przedsiębiorcy
Nigdy nie chcieliśmy być "szewcem bez butów". Wiele firm usługowych usprawiedliwia swoje braki w automatyzacji czy marketingu tym powiedzeniem, ale my postanowiliśmy być żywym dowodem na skuteczność naszych rozwiązań.
Już jako 2-osobowy zespół pracowaliśmy z wydajnością, która pozwalała nam konkurować z dużo większymi podmiotami. Dziś, mając 10-osobowy zespół, możemy z dumą powiedzieć, że jesteśmy żywym przykładem skuteczności naszych rozwiązań. Dzięki zaawansowanej automatyzacji możemy skupić całą naszą energię na dostarczaniu wartości klientom, innowacjach i strategicznym rozwoju. Rutynowe, powtarzalne zadania wykonują za nas inteligentne systemy, które sami stworzyliśmy.
Już jako 2-osobowy zespół pracowaliśmy z wydajnością, która pozwalała nam konkurować z dużo większymi podmiotami. Dziś, mając 10-osobowy zespół, możemy z dumą powiedzieć, że jesteśmy żywym przykładem skuteczności naszych rozwiązań. Dzięki zaawansowanej automatyzacji możemy skupić całą naszą energię na dostarczaniu wartości klientom, innowacjach i strategicznym rozwoju. Rutynowe, powtarzalne zadania wykonują za nas inteligentne systemy, które sami stworzyliśmy.
Problemy biznesowe
Nagłe i liczne
zapytania ofertowe
Przy wielkości naszego biznesu zapytania ofertowe spływały po konkretnych działaniach np. wystąpieniu na konferencji. To powodowało, że w ciągu 3 dni potrafiliśmy otrzymać 50-60 zapytań, które musiały być starannie obsłużone. Każda dodatkowa godzina na obsługę klienta zmniejszała szanse sprzedaży (klient przecież nie będzie czekał).
Ilość pracy
z fakturami
Każdy klient, z jakim współpracowaliśmy, otrzymywał co miesiąc fakturę za zlecone działania. Pracowaliśmy długoterminowo, więc co miesiąc trzeba było zebrać dane o zleceniu, wystawić fakturę i ją wysłać. Gdy klientów przybywało, to pracy także pojawiało się dużo więcej. Na każdego klienta trzeba było poświęcić około 15 minut. Zastanawialiśmy się nawet czy zatrudnić specjalistę ds. administracji, aby nas odciążyła.
Opóźnienia
w płatnościach
Nasi klienci często zapominali o płatnościach, a my ze względu na natłok pracy, nie kontrolowaliśmy wszystkich przelewów. To powodowało, że raz na jakiś czas musieliśmy gasić pożar, który polegał na braku cashflow. Szybko kontaktowaliśmy się z klientami, którzy nie opłacili faktur i musieliśmy liczyć, że zrobią to w ciągu 2-3 dni.
Jakie były cele?
- Usunąć z ręcznej pracy wszystko, o czym zapomnieliśmy lub było obarczone ryzykiem przesunięcia w kalendarzu
- Zmniejszyć czas potrzebny na analizę zapytania, co przyspieszy proces sprzedaży i zwiększy jego konwersję
- Poprawienie cashflow i zminimalizowanie nieopłaconych faktur
Obszary działania
01
Wystawianie faktur
Zamiast wystawiać każdą fakturę ręcznie, stworzyliśmy integrację, która przesyła do systemu wystawiania faktur dane dotyczące czasu pracy na poszczególnych projektach i na tej bazie generuje faktury. Pod koniec miesiąca wszystkie faktury wystarczy zweryfikować i jednym przyciskiem wysłać do klientów. W ten sposób skróciliśmy czas potrzebny na ten proces do 20 minut miesięcznie, w porównaniu do poprzednich 15 minut (per faktura).
Dodatkowo odciążyliśmy liderów zespołów, którzy wcześniej na bazie faktur tworzyli raporty. Dzisiaj raporty generują się automatycznie w oparciu o sztuczną inteligencję.
Dodatkowo odciążyliśmy liderów zespołów, którzy wcześniej na bazie faktur tworzyli raporty. Dzisiaj raporty generują się automatycznie w oparciu o sztuczną inteligencję.
02
Kontrolowanie płatności
Stworzyliśmy system, który samodzielnie monitoruje status płatności i wysyła przypomnienia klientom o zaległych fakturach. Dzięki temu nie musimy sprawdzać stanu konta, pisać maili czy dzwonić, co zaoszczędziło nam około 30-40 minut na każdej zaległej fakturze. Liczba opłacanych faktur w terminie zwiększyła się z 40% do 90%. Dodatkowo każda osoba odpowiedzialna za kontakt z klientem (obsługa klienta, liderzy zespołów) mają stały wgląd do statusu płatności co zapewnia im aktualne informacje.
03
Opisywanie leadów
Aby ułatwić pracę w obszarze sprzedaży oraz znacznie skrócić czas między otrzymaniem zapytania sprzedażowego a skontaktowaniem się z klientem, stworzyliśmy automatyzację, która na bazie danych dostępnych w internecie opisuje klienta i sprawdza jego wiarygodność w KRS. Wszystkie przygotowane dane automatycznie zapisują się w Pipedrive. Wcześniej dział sprzedaży poświęcał 30 minut na research i przygotowanie się do spotkania. Teraz wystarczy 5-10 minut, co powoduje, że handlowcy są bardziej efektywni i mniej zmęczeni powtarzalną pracą.
04
Formularz urlopowy
Zautomatyzowaliśmy także proces składania wniosków urlopowych. Pracownik zgłasza nieobecność poprzez formularz, który automatycznie trafia do systemu. Po akceptacji, informacja ta pojawia się na Slacku zespołowym. To powoduje, że nikt w firmie nie musi poświęcać czasu na kontakt z liderami zespołów w sprawie urlopu. Dodatkowo dział HR widzi ilość niewykorzystanych dni urlopowych, a liderzy zespołów w każdej chwili mogą sprawdzić na widoku kalendarza kiedy ich zespół będzie zmniejszony.
05
Automatyczne umawianie konsultacji
Każda osoba zainteresowana naszymi usługami może umówić się na bezpłatną konsultację. Im większe było zainteresowanie tymi konsultacjami, tym więcej potencjalnych klientów traciliśmy, ponieważ nie mogliśmy sprawnie uzgodnić wspólnego wolnego terminu.
Teraz cały proces dzieje się bez naszej ingerencji. Klient wysyła formularz, otrzymuje maila ze szczegółami dot. konsultacji a następnie samodzielnie wybiera termin, który mu pasuje. Wszystko jest połączone z naszym kalendarzem. Dzięki temu zmniejszyliśmy “porzucanie” konsultacji z 38% do 12%.
Teraz cały proces dzieje się bez naszej ingerencji. Klient wysyła formularz, otrzymuje maila ze szczegółami dot. konsultacji a następnie samodzielnie wybiera termin, który mu pasuje. Wszystko jest połączone z naszym kalendarzem. Dzięki temu zmniejszyliśmy “porzucanie” konsultacji z 38% do 12%.
Efekty
#CZAS
105 godzin
Zautomatyzowaniu sprzedaży i administracji zaoszczędziło ponad 105 godzin ręcznej pracy w ciągu miesiąca.
#Cashflow
2x więcej przelewów
Liczba opłacanych faktur w terminie zwiększyła się z 40% do 90%. To znacznie polepszyło cashflow.
#Obsługa
30 min -> 5min
Czas potrzebny na przygotowanie się do rozmowy z klientem zmniejszył się o 80%.
#Zwrot
3 miesiące
Pełna kwota wydana na wdrożenie tych automatyzacji zwróciła się w ciągu 3 miesięcy. Każdy kolejny miesiąc jest dla nas dźwignią do rozwijania biznesu.
Jakich narzędzi użyliśmy?
Make
Slack
Clockify
Zencal
Fintable
Wszystkie dashboardy oraz bazy danych zostały oparte o Airtable. W procesie tworzenia automatyzacji użyliśmy takich narzędzi jak Make oraz N8N. Do pomiaru czasu pracy, który był potrzebny do automatyzacji faktur zastosowaliśmy Clockify, a w przypadku automatycznego umawiania spotkań wdrożyliśmy zaprzyjaźnione narzędzie Zencal.
Podsumowanie
Zautomatyzowanie (a także dalsze automatyzowanie) naszej firmy było, jest i będzie dla nas kluczowe. Dziesiątki zaoszczędzonych godzin, zminimalizowanie ręcznej — nudnej pracy, a także stworzenie środowiska, w którym jest czas na myślenie, to dla nas ogromna przewaga w dzisiejszym biznesowym świecie.
Nasz zespół, z wykorzystaniem automatyzacji jest w stanie dowozić jakość, do której potrzebne są często dwukrotnie większe zespoły. Właśnie taki stan rzeczy, pozwolił na na notowanie 100% wzrostu w każdym kwartale działalności. To jest właśnie przewaga nowych technologii. Cały czas będę szukał nowych zastosowań, które są prawdziwą dźwignią biznesu.
Nasz zespół, z wykorzystaniem automatyzacji jest w stanie dowozić jakość, do której potrzebne są często dwukrotnie większe zespoły. Właśnie taki stan rzeczy, pozwolił na na notowanie 100% wzrostu w każdym kwartale działalności. To jest właśnie przewaga nowych technologii. Cały czas będę szukał nowych zastosowań, które są prawdziwą dźwignią biznesu.
Porozmawiajmy
o automatyzacji
w Twojej firmie
Bezpłatna konsultacja to 30 minut, w trakcie których omawiamy Twoje cele biznesowe i sprawdzamy, czy automatyzacja może pomóc w ich realizacji.
Odpowiemy na wszystkie Twoje pytani i pomożemy zrozumieć jak działa automatyzacja oraz sztuczna inteligencja.