Agencje Marketingowe w 2024 roku nie mają łatwo. Branża poszła mocno do przodu, freelancerów przybywa, a klienci często chcą więcej i lepiej. Jeśli znasz realia usług marketingowych, to wiesz, że wcale nie jest łatwo dać "więcej".
Aby dostarczać usługi wysokiej jakości, czyli takie, jakie wymaga rynek, to trzeba zbudować solidny zespół. Project Manager, Contentowcy, Graficy, Deweloperzy stron www, Specjaliści od Adsów. To jest minimum.
Zakładając, że zatrudnimy jednego pracownika z każdego obszaru (a często potrzebujemy ich więcej), to mówimy o kosztach pracowniczych na poziomie nie mniejszym niż 60 tysięcy zł brutto brutto (koszt pracodawcy). Doliczając narzędzia, podatki i budżet na rozwój firmy, mówimy o kosztach biznesu na poziomie co najmniej 100 tysięcy zł przychodu miesięcznego. Bez tej kwoty agencja nie przetrwa na poziomie, który narzuca rynek.
Poniżej tej kwoty można być freelancerem lub 2-3 osobową agencją, która jest w stanie wypełnić jedynie małą część potrzeb klienta.
Są jednak rozwiązania, które pomagają zmniejszyć koszty przy jednoczesnym zwiększeniu przychodów. Tymi rozwiązaniami są automatyzacje. To właśnie one usprawniają procesy i doprowadzają do momentu, w którym pracownicy nie muszą robić powtarzalnych zadań (bo robi je automatyzacja). Pracownicy mogą się skupić na pracy z klientem czy chociażby dowożeniu usługi — co generuje zyski.
Wydajność wzrasta.
Koszty maleją.
Zyski rosną.
Jeśli chcesz się skalować z naciskiem na jakość i wydajność, to wczytaj się w ten tekst. Przygotowałem dla Ciebie listę 8 obszarów, które możesz zautomatyzować w swojej Agencji.
1. Automatyzacja zarządzania czasem pracy
Pewnie już korzystasz z systemu do monitorowania czasu pracy, np. zliczasz godziny pracy nad projektem za pomocą Clockify i na tej podstawie rozliczasz się z klientem. Jeśli tego nie robisz — to polecam od tego zacząć. Natomiast, jeśli już to robisz, to możesz pójść o krok dalej.
Przy pomocy zintegrowanego narzędzia Clockify z aplikacją do zarządzania zadaniami (Trello, Clickup, Assana) możesz zautomatyzować pomiary czasu pracy, a następnie możesz podłączyć to ze swoim systemem do fakturowania, co pozwoli na automatyczne wystawianie faktur.
Dodatkowo możesz automatyzować raportowanie godzin pracy nad projektem, pracy pracowników czy nawet tworzyć automatyczne predykcje godzinowe na następne miesiące. Z perspektywy biznesowej pozwoli Ci to także na lepsze planowanie zasobów i zwiększenie produktywności zespołu.
2. Automatyzacja księgowości i fakturowania
Każdy nasz klient agencyjny miał ten problem. Cały czas wpadają faktury kosztowe, które się gubią. "W dodatku my — jako agencja musimy przynajmniej raz dziennie wystawić jakąś fakturę. Czasem popełniamy błędy, jakieś literówki. Innym razem, klient czeka tydzień, bo nam to wypadło z głowy ~ Mówi nasz klient.
Wyobraź sobie, że nie musisz na koniec miesiąca wystawiać żadnej faktury. Wszystko już na Ciebie czeka w Twojej aplikacji do wystawiania faktur. W praktyce wystarczy, że stworzysz swoją bazę klientów, uzupełnisz informację na temat stawek godzinowych oraz realizowanych projektach a automatyzacja będzie w stanie sama na tej podstawie wystawiać faktury przychodowe.
W przypadku faktur kosztowych, które wpadają na Twojego maila, można stworzyć automatyzację, która zbiera wszystkie faktury do jednego folderu (np. do Google Drive), sama wpisuje dane do PnL’a oraz raportuje wszystkie nasze koszty miesięcznie.
3. Automatyzacja kontrolowania cashflow
Gdy jesteśmy w temacie faktur, warto wspomnieć o automatyzacji, która przypomina klientom o płatnościach. Po wystawieniu faktury, system sam jest w stanie wysłać różne przypomnienia do klienta, a nas może zaalarmować o fakcie braku wpływu płatności za fakturę.
Wpływa to bezpośrednio na cashflow oraz kontakt z klientem.
4. Automatyzacja procesów sprzedażowych i CRM
Agencja Marketingowa reprezentuje dość nowoczesny segment rynku. Co ciekawe, duża część agencji, którym pomagamy przejść przez proces digitalizacji, nie ma nawet CRM'a — czyli systemu do zarządzania relacjami z klientem.
Ich system sprzedaży polega na pamięci. Jeśli pamiętają, aby odezwać się do danego klienta, to, dopiero to robią. Jak nie pamiętają, to klient czeka tydzień...
Automatyzacje w tym obszarze to przede wszystkim zbudowanie całego systemu CRM, który następnie pomaga w zarządzaniu leadami, follow-upach, analizie danych sprzedażowych i raportowaniu.
Prowadzi to do tego, że New Business Manager kontaktuje się z klientem dopiero na poziomie rozmowy telefonicznej (czyli kilka etapów dalej). W ten sposób każda osoba odpowiedzialna za sprzedaż oszczędza 30-40% swojego czasu na zadaniach, których nie musi robić.
Dodatkowo do działań sprzedawców można wprowadzić takie narzędzie jak np. fireflies, które będzie zbierało transkrypcje spotkań, a następnie będzie zapisywała je w CRM’ie — co pozwoli utrzymać ciągłość zbierania informacji o statusie potencjalnych sprzedaży.
5. Automatyzacja umawiania spotkań
Ciekawe jest to, że w 2024 roku niektóre firmy umawiają swoje spotkania przy użyciu maila. Z reguły wygląda to tak, jak na poniższym przykładzie rozmowy mailowej:
Agencja: Mamy usługę XYZ. Jest Pan / Pani zainteresowana?
Klient: Ciekawe. Na czym to polega? Proszę o przesłanie oferty.
A: Proponujemy spotkanie na google meets. Wyjaśnimy wszystkie szczegóły.
K: Okay. Zdzwońmy się.
A: Wtorek o 16:00?
K: Nie pasuje mi. Środa o 13?
A: Może być środa 13:30?
K: Może być. Wyślijcie zaproszenie.
8 maili, aby umówić spotkanie. Strata czasu na czytanie, myślenie, sprawdzanie kalendarza.
Dzisiaj spotkania można umawiać w dużo prostszy sposób i pokaże to na moim przykładzie:
Jeśli chcesz umówić się ze mną na spotkanie, aby porozmawiać o automatyzacjach w Twojej firmie, to przy pomocy tego linku możesz wybrać odpowiednią dla siebie datę. Termin zostanie zarezerwowany a ja oraz Ty otrzymamy przypomnienia o spotkaniu. Zapraszam ;)
6. Automatyzacja tworzenia grafik
Grafiki na potrzeby wewnętrzne są często przygotowywane przez grafika. Marketing manager stworzy content plan, wysyła go do grafika, ten przygotowuje kreacje, później manager to feedbackuje i po 2-7 dniach mamy gotowy content na cały następny miesiąc.
Nie jest to zła droga, ale jest nieco czasochłonna. Co więcej, gdy w agencji jest przeładowanie mocy to czas i jakość zrobienia tych grafik mocno się pogarsza.
Można tutaj świetnie pomóc sobie automatyzacją i nawet nie trzeba angażować grafika w proces tworzenia contentu. Do tworzenia grafik wystarczy DALL-E (dostępne z poziomu chatGPT) lub Midjourney.
Przykład z DALL-E:
Wiele agencji ze względu na obniżanie kosztów tworzy szablony swoich grafik — dzięki temu nie trzeba zbyt dużo myśleć. Takie szablony można zautomatyzować przy pomocy narzędzia placid.app. Wystarczy przygotować szablon, zintegrować to z airtable i finalnie Marketing Manager będzie mógł tworzyć grafiki samodzielnie za pomocą dosłownie jednego kliknięcia. Spójne i bez żadnych błędów.
7. Automatyzacja przygotowywania raportów
Zbieranie danych i przygotowywanie raportów to zadania, które mogą pochłaniać wiele godzin pracy. Narzędzia takie jak Google Analytics, Tableau czy Power BI pozwalają na automatyzację tych procesów.
Możesz ustawić regularne generowanie raportów, które będą automatycznie wysyłane do odpowiednich osób. Dzięki temu możesz szybko i łatwo analizować wyniki działań marketingowych i podejmować lepsze decyzje.
8. Automatyzacja onboardingu klienta
Onboarding nowych klientów to ważny moment w budowaniu relacji biznesowych. Narzędzia do automatyzacji, takie jak HeyGen czy Asana/Trello/Clickup, mogą pomóc w tym procesie.
Możesz tworzyć zautomatyzowane checklisty, przypomnienia i zadania, które pomogą nowym klientom szybko i sprawnie przejść przez wszystkie etapy onboardingu. Automatyczne powiadomienia i przypomnienia zapewniają, że nic nie zostanie pominięte, a klient poczuje się odpowiednio zaopiekowany.
Co więcej, przy pomocy wspomnianego narzędzia HeyGen jesteśmy w stanie generować automatyczne i personalizowane video powitalne. Jest to tak rzadkie w realiach dzisiejszej obsługi klienta, że jest to wręcz gwarancja zwiększenia zadowolenia klienta w pierwszych dniach współpracy.
Podsumowanie Automatyzacji w Agencji Marketingowej
Przewaga, czas, pieniądze i skalowanie — do tego wszystkiego doprowadza automatyzacja. Wprowadzenie rozwiązań, które opisałem powyżej to moim zdaniem (i zdaniem moich klientów) must-have agencji, która chce działać w 2024 roku.
Polecam zacząć od małych kroków. Najłatwiejszą automatyzacją, którą możesz zaimplementować w swojej Agencji, jest wdrożenie Zencal'a — czyli automatycznego umawiania spotkań. To oszczędzi pierwsze godziny.
Chętnie dzielimy się swoją wiedzą
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest Automatyzacja?
W praktyce automatyzacja biznesu pozwala firmom na skrócenie czasu realizacji procesów, obniżenie kosztów operacyjnych oraz poprawę jakości wykonywanych zadań.
Automatyzacja a sztuczna inteligencja, jakie są różnice?
Automatyzacja upraszcza i optymalizuje procesy, a AI sprawia, że są one bardziej inteligentne i niezależne od człowieka. Dla przykładu, automatyzacja może spowodować, że nie będziesz musiał zbierać i gromadzić faktur, natomiast sztuczna inteligencja, może przerobić jeden Twój film na 15 różnych wersji językowych.
Jakiego wzrostu biznesu mogę się spodziewać po wdrożeniu automatyzacji?
Nie ma sensu wierzyć, że jedna automatyzacja zwiększy przychody naszego biznesu o 3000%, natomiast całkiem realnie, możemy oczekiwać, że automatyzacja dostarczy dodatkowe godziny Tobie lub Twoim pracownikom, dzięku temu, że wykona działania, które wcześniej musiałby być wykonane ręcznie.
Jeden z naszych ostatnich klientów (Case Study znajdziesz tutaj), zgłosił oszczędność czasu dzięki jednej automatyzacji na poziomie 30 dodatkowych godzin w miesiącu (= 360 godzin rocznie).
Ile kosztuje usługa automatyzacji biznesu?
Ile trwa wdrożenie automatyzacji?
Średnio pracujemy z klientami 4,5 miesiąca, wdrażając w tym czasie pakiet różnych automatyzacji, które adresują optymalizację procesów w obszarze sprzedaży, marketingu, administracji i obsługi klienta.
Czego dowiem się na bezpłatnej konsultacji?
W trakcie spotkania dowiesz się jak automatyzacja może działać w Twojej firmie, jakich efektów możesz się spodziewać, oraz ile może to kosztować. Głównie skupiamy się na zrozumieniu Twojego biznesu, a następnie na odpowiedzeniu na Twoje pytania. Umów się na niezobowiązujące spotkanie i dowiedz się, jak możesz rozwinąć swój biznes dzięki ogromnym oszczędnościom (czas, pieniądze, energia).